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5. Januar 2001
Parlaments-, Regierungs- und Vewaltungsreform
Bericht des Stadtrates vom 6. Dezember 2000 an das Parlament
1. Vorgeschichte
Postulat WoV
Im Zusammenhang mit dem geplanten Projekt Sanierung und Ausbau des Rathauses reichte Gemeinderat Roman Bischof (FDP), unterstützt von 17 Mitunterzeichnenden, am 25. April 1996 das Postulat „Wirkungsorientierte Verwaltung – Verwaltungsreorganisation“ ein. Darin lud er den Stadtrat ein zu prüfen, in welchen Bereichen und in welchem Ausmass die wirkungsorientierte Verwaltung anzuwenden ist, in welchen Schritten der Stadtrat gedenkt, dies zu verwirklichen und welche Konsequenzen für die politischen Behörden zu erwarten sind. Auf Antrag des Stadtrates hat das Parlament das Postulat am 5. Juni 1997 erheblich erklärt.
Vorschlag GPK
Im Rahmen der Beratungen zu Voranschlag 2000 und Finanzplan 2000-2004 hat die Geschäftsprüfungskommission (GPK) ein externes Beratungsunternehmen beauftragt, ein Konzept für die Optimierung der verwaltungsinternen Abläufe zu erarbeiten. Der Stadtrat lehnte diesen Vorschlag ab und sprach sich für eine ganzheitliche Reformlösung aus unter Einbezug der Elemente der wirkungsorientierten Verwaltungsführung. Die Exekutive machte schon damals deutlich, dass ein solches Reformprojekt nur dann Erfolg versprechend ist, wenn alle Betroffenen zu Beteiligten werden und im Reformprozess stufen- und projektbezogen eingebunden sind. Das Parlament unterstützte die stadträtliche Argumentation.
Motion CVP-Fraktion
Anlässlich der parlamentarischen Budgetberatung im Dezember 1999 reichte Hans Mäder namens der CVP-Fraktion die Motion „Reform von Parlament, Stadtrat und Verwaltung“ ein. Der Motionsinhalt deckt sich in den wesentlichen Grundzügen mit den Vorstellungen des Stadtrates. Einzig die explizit verlangte Reduktion der Stadtratsmandate von sieben auf fünf lehnte der Stadtrat ab, um den Handlungsspielraum im Reformprojekt nicht unnötig einzuschränken. Das Parlament unterstützte einstimmig die Argumentation des Stadtrates und erklärte die Motion mit abgeändertem Wortlaut gemäss Antrag des Stadtrates erheblich.
Legislaturziel 2001-2004
Nachdem der Stadtrat anlässlich der Klausurtagung im Frühsommer 1999 die Behörden- und Verwaltungsreform als wichtiges Projekt für die Amtsdauer 2001-2004 bestimmt hat, hat der Rat im Juni 2000 das Reformprojekt als Legislaturziel in sein Regierungsprogramm aufgenommen. Gleichzeitig liess er sich von Experten, die praktische Erfahrungen mit WoV-Projekten in öffentlichen Verwaltungen haben, über möglichen Vorgehensweisen informieren. Zudem fällte er den Grundsatzentscheid, noch im Jahr 2000 den Reformprozess einzuleiten und dem Parlament einen entsprechenden Bericht zu unterbreiten.
2. Herausforderung der Zukunft
Die von der Stadt zu lösenden Probleme und zu erbringenden Leistungen werden immer umfangreicher und komplexer. Auch die Ansprüche der Bürgerinnen und Bürger nehmen laufend zu. Die heute oft sehr detaillierten Vorschriften und Budgetvorgaben erschweren eine flexible Verwaltungsführung teils erheblich, schränken die Eigeninitiative des Verwaltungspersonals ein und stehen oftmals einem raschen und unbürokratischen Handeln im Weg. Darunter leidet die Effizienz und Effektivität der Verwaltung, aber auch die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Damit die Stadt Wil sich den Herausforderungen der Zukunft stellen und sich im Standortwettbewerb behaupten kann, ist es nötig, dass Parlament, Regierung und Verwaltung mit den auf ihre Funktionen zugeschnittenen Steuerungsinstrumenten ausgestattet werden. Nur so ist es möglich, dass die Stadt Wil sich noch in verstärktem Ausmass zu einem Dienstleistungsunternehmen entwickelt, das unter Bürgernähe primär die Nähe zu seinen Kunden versteht.
Mit dem per 1. Januar 2001 in Kraft tretenden Nachtragsgesetz zum Gemeindegesetz wurde die Rechtsgrundlage geschaffen, dass WoV-Projekte durchgeführt werden können.
Ein WoV-Projekt stellt hohe Anforderungen an alle Beteiligten und setzt Lernbereitschaft, Motivation, Überzeugung und Disziplin auf allen Ebenen voraus. Eine Reform im Sinne der WoV beinhaltet nicht nur organisatorische Massnahmen, sondern vor allem die Bereitschaft aller Beteiligten, gemeinsam diesen Kulturwandel zu vollziehen.
3. Elemente der wirkungsorientierten Verwaltungsführung
Charakteristische Merkmale
Die Wirkungsorientierte Verwaltungsführung (WoV) ist ein Steuerungsmodell für Politik und Verwaltung, das sein Hauptaugenmerk auf die Wirkungen des staatlichen Handelns legt. Ziel der WoV ist es, die Leitidee der Wirkungsorientierung in alle Entscheidungsmechanismen und
–instrumente einzuführen.
Die WoV ist kein starres Konzept, sondern eine Führungsidee. Sie muss und kann an ein konkretes Umfeld angepasst werden. Die Praxis in der Schweiz zeigt, dass verschiedene Gemeinwesen sehr unterschiedliche Umsetzungen gewählt haben, wobei es kein „richtiges“ oder „falsches“ Modell gibt, sondern lediglich erfolgreiche oder weniger erfolgreiche. Allerdings sind einige Elemente in der Umsetzung zu beachten, die sich aus der Erfahrung als unabdingbar ergeben haben:
- Klärung der Rollen von Parlament, Regierung und Verwaltung. Zwischen diesen verschiedenen Instanzen wird jeweils eine Art „Vereinbarung“ getroffen, die zu einer Besteller–Ersteller–Beziehung führt.
- Delegation von Verantwortung an die ausführenden Verwaltungsstellen, wobei dies eine klare Vorgabe der zu erreichenden Ziele bedingt. Insgesamt wird das gesamte System von Politik und Verwaltung verstärkt auf klar formulierte Ziele ausgerichtet.
- Konsequente Verknüpfung der Finanzseite mit der Leistungs-/Wirkungsseite der Steuerung. Jeder Entscheid auf der einen hat notgedrungen Konsequenzen auf der anderen Seite, die transparent gemacht werden müssen.
- Globalbudgets und Leistungsaufträge als zentrale Steuerungsinstrumente
- Einbezug der Kundinnen und Kunden bzw. ihrer Bedürfnisse und Rückmeldungen in die Führungsprozesse der Verwaltung.
Ziel der WoV ist es, die Handlungsfreiheit der Verwaltung zu stärken, ihren Gestaltungsspielraum zu vergrössern und die Tätigkeit des Parlamentes und des Stadtrates auf das Wesentliche auszurichten.
Das charakteristische Kernelement der WoV-Philospohie sieht eine klare Trennung der strategischen von den operativen Kompetenzen vor. Das bedeutet konkret, dass die politische Ebene (Parlament und Stadtrat) über die Zielsetzungen zu entscheiden hat. Wie diese Ziele erreicht werden sollen, wird in eigener Kompetenz auf der Verwaltungsebene entschieden.
Verwaltungseinheiten erhalten einen Leistungsauftrag und mit einem Globalkredit auch die entsprechenden Mittel, um die Leistungen zu erbringen. Die Konsequenz aus dieser verstärkten dezentralisierten Struktur ist ein Controllingsystem. Aufgrund dieser Erfolgskontrolle werden die Leistungsaufträge jeweils angepasst, das System gesteuert und falls notwendig neu ausgerichtet. Auf diese Weise kann sich die Stadt Wil zu einem moderen, flexiblen und effizienten Dienstleistungsunternehmen entwickeln.
Auswirkungen auf politische Ebene
Parlament
Gemäss heutiger Regelung bestimmt das Parlament über detaillierte Personal-, Sach- und Finanzvoranschläge. Es besteht deshalb die Gefahr – und die Erfahrungen der letzten Jahre bestätigen dies –, dass sich die Parlamentsmitglieder in politischen Detaildiskussionen verlieren, statt politische Prioritäten zu setzen.
Die WoV sieht für das Parlament eine neue Rolle vor. Das politische Handeln muss sich mehr auf strategische Vorgaben beschränken sowie gleichzeitig die Ergebniskontrolle des Verwaltungshandelns stärken. Indem das Parlament vermehrt richtungweisende Entscheide über die zukünftige Entwicklung des Gemeinwesens fällt, besinnt es sich auf die ihm im politischen System ursprünglich zugewiesene Leitungsfunktion.
Die WoV verlangt vom Parlament eine Beschränkung auf folgende Kernaufgaben: Gesetzgebung; Erteilung der Leistungsaufträge; Sprechung der Globalkredite; Überprüfung der Verwaltungstätigkeit.
Leistungsauftrag
Ein Leistungsauftrag stellt einen Auftrag an die Exekutive und/oder Verwaltung dar, die in einer Leistungsvereinbarung definierten Produkte (Leistungen) aufgrund vorgegebener Rahmenbedingungen in entsprechender Qualität und Quantität zu erbringen. Die Festlegung von Leistungsindikatoren ist erforderlich, um die Verwaltungstätigkeit gesamthaft und objektiv beurteilen zu können. Die Erarbeitung eines Leistungsauftrages ist eine anspruchsvolle Aufgabe.
Innerhalb eines Budgetjahres ist strategisches Handeln nur in Ausnahmefällen möglich. Die im Leistugnsauftrag enthaltenen strategischen Zielsetzungen sind deshalb auf den Zeitraum von mehreren Jahren auszurichten. Die in den vergangenen Jahren geführten Diskussionen im Zusammenhang mit der Beratung der Voranschläge hat nach Meinung des Stadtrates auch im Parlament das Bewusstsein geweckt, dass die Legislative ein neues Führungsinstrument braucht, um ihre Kernaufgabe im strategischen Bereich erfüllen zu können.
Der Stadtrat ist überzeugt, dass ein sinnvoller Leistungsauftrag zu mehr Eigenverantwortung und Motivation jener beiträgt, die ihn in der Praxis umsetzen. Ähnlich wie beim Gesetzgebungsverfahren wird der Stadtrat dem Parlament den Entwurf eines Leistungsauftrags vorlegen. Das Parlament kann Änderungen oder Ergänzungen beschliessen.
Globalkredit
Mit dem Leistungsauftrag untrennbar verbunden ist der Globalkredit. Die Budgethoheit verbleibt beim Parlament. Der Globalkredit enthält als Nettovorgabe Verpflichtungs- oder Voranschlagskredite für bestimmte Aufgabenbereiche oder Organisationseinheiten. Dies führt zu folgenden Konsequenzen:
- Innerhalb der Aufwandseite können Kredite zwischen den verschiedenen Rubriken frei verschoben werden (Lockerung der so genannten Spezifikation).
- Höhere Aufwendungen können durch höhere Einnahmen kompensiert werden (Auf-hebung des so genannten Brutto-Prinzipes im Voranschlag)
Der Globalkredit befreit die Verwaltung nicht von der detaillierten Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle. Die Vorschriften des Rechnungswesens bleiben damit bestehen, die GPK und/oder die externe Finanzkontrollstelle müssen ihre Kontroll- und Aufsichtsfunktion nach wie vor ausüben. Die Amtsleitungen sind mehr denn je gefordert, im eigenen Interesse ihre jährlichen Aufwendungen und Erträge zu planen. Sie sind jedoch während des Jahres nicht mehr rechtlich an die Einzelpositionen gebunden.
Im Rahmen des bewilligten Globalkredites können die Leistungserbringer über die finanziellen Mittel verfügen. Mit Anreizsystemen soll eine sparsame Kreditverwendung attraktiv gemacht werden. Effizienz wird dadurch gefördert und nicht bestraft.
In der WoV steuert das Parlament die Tätigkeit des Dienstleistungsunternehmens Stadt Wil nicht mehr primär über den Voranschlag, sondern über Leistungsaufträge und Globalkredite. Die Kompetenzen des Parlamentes als Gesetzgeber spielen auf kommunaler Ebene eine untergeordnete Rolle, da der überwiegende Anteil der Parlamentstätigkeit sich auf Verwaltungsgeschäfte bezieht. Das Parlament muss sich neu darauf ausrichten, längerfristig zu planen, strategische Entscheide zu fällen und sich im operativen Bereich zurückzuhalten.
Integrierter Aufgaben- und Finanzplan (IAFP)
Da politische Wirkungsziele in der Regel nicht jährlich erreicht werden können, ist deshalb – neben der Gewichtung von Wirkungs- und Leistungsvorgaben – die jährliche Optik durch eine mehrjährige zu ergänzen. Mit WoV wird die heutige Finanzplanung mit einer Aufgabenplanung ergänzt. Der Finanzplan wird somit zu einem integrierten Aufgaben- und Finanzplan (IAFP) weiterentwickelt.
Zuständig für die Planung im Sinne einer Legislaturplanung ist der Stadtrat. Über Interventionsinstrumente wird die Einflussnahme des Parlamentes gewährleistet. Ziel ist es, bei der Festlegung der Planungsziele das Parlament stärker in die Führungsverantwortung einzubeziehen.
Dem Parlament soll jeweils gleichzeitig mit dem Voranschlag der IAFP als strategische Entscheidungsgrundlage präsentiert werden. Gleichzeitig erfüllt der IAFP die Funktion eines Kontrollinstrumentes, das über den Bearbeitungsstand des stadträtllichen Legislaturprogrammes Auskunft gibt.
Stadtrat
Der Stadtdrat als Kollegialbehörde leitet als oberste Instanz die Stadtverwaltung. Als Vorsteher beziehungsweise Vorsteherin eines Ressorts führen die Stadtratsmitglieder direkt oder indirekt Verwaltungsabteilungen. Der Stadtrat ist wesentlich an der politischen Planung beteiligt. Die Politikvorbereitung gehört deshalb zu den Hauptaufgaben der Exekutive.
Die Rolle des Stadtrates bleibt im System der WoV grundsätzlich die gleiche wie heute. Als Kollegialbehörde bleibt sie oberste leitende und vollziehende Behörde. In der Funktion als Ressortvorstehende nehmen die Stadtratsmitglieder direkten Einfluss auf die Leistungserbringung innerhalb der einzelnen Ressorts. Jedes Stadtratsmitglied gestaltet deshalb die strategische und politische Planung wesentlich mit und steht gleichzeitig einem operativen Bereich der Verwaltung vor.
4. WoV-Projekt Stadt Wil
Vorgehenskonzept
Basierend auf dem an der Klausurtagung von Ende Juni 2000 gefällten Grundsatzentscheid hat das Ressort Stadtammann einen Konzeptvorschlag für ein WoV-Projekt Stadt Wil erarbeitet. Unter Beizug von Professor Dr. Kuno Schedler vom Institut für Öffentliche Dienstleistungen und Tourismus (IDT) an der Universität St. Gallen wurde der Konzeptvoranschlag an einem ganztägigen Workshop vom 2. Oktober 2000 konkretisiert. Der Stadtrat hat das Vorgehenskonzept am 25. Oktober 2000 genehmigt und für die Phase I (Vorprojekt) im Rahmen seiner Finanzkompetenz einen Kredit von 50'000 Franken bewilligt.
Zweistufiges Vorgehen
Aufgrund der Komplexität des WoV-Projektes Stadt Wil hat sich der Stadtrat für ein zweistufiges Vorgehen entschieden: Dem eigentlichen Projekt wird ein Vorprojekt vorgeschaltet. Die Erkenntnisse aus dem Vorprojekt fliessen als Grundlage in das Hauptprojekt ein.
Der Stadtrat beurteilt es als ausserordentlich wichtig, dass bereits in der Vorprojektphase Parlament, Stadtrat und Verwaltung in die Projektarbeit einbezogen werden. Damit soll einerseits den Betroffenen die Ungewissheit über die anstehenden Veränderungen genommen werden. Anderseits erhalten sie aber auch die Möglichkeit, aktiv eigene innovative Ideen und Vorschläge in das Reformprojekt einzubringen. Letztlich muss es das Ziel sein, die Erwartungshaltung aller Projektteilnehmenden auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und so bereits zu Beginn die Basis für ein Erfolg versprechendes Projekt zu legen.
Leitideen
Die Erwartungshaltung an die Parlaments-, Regierungs- und Verwaltungsreform ist gross. Der Stadtrat erachtet es deshalb als wichtig, dass bei Projektbeginn der WoV die Rahmenbedingungen und Ziele sowie die Leitideen bekannt und definiert sind.
Es geht primär um eine neue Rollenteilung zwischen Parlament, Stadtrat und Verwaltung. Dazu müssen diesen drei Organen neue Steuerungsinstrumente zur Verfügung gestellt werden. Ziel des WoV-Projektes ist es nicht, zwischen Legislative und Exekutive grundlegende Gewichtsverschiebungen vorzunehmen. Dennoch sollen die bestehenden Kompetenzabgrenzungen unter WoV-Gesichtspunkten überprüft und allenfalls angepasst werden. Der Stadtrat hat dem Reformprojekt folgende Leitideen zugrunde gelegt:
Wirkungsorientierung
Verwesentlichung der Tätigkeiten in Politik und Verwaltung – die Leistungen sollen so erbracht werden, dass die politisch gesetzten Ziele und die beabsichtigten Wirkungen erreicht werden.
Kundenorientierung
Es sollen diejenigen Leistungen erbracht werden, die den gesellschaftlichen Bedürfnissen und Anliegen entsprechen.
Kostenorientierung
Die personellen und finanziellen Ressourcen sollen optimal eingesetzt werden.
Führungsorientierung
Stärkung der Handlungsfreiheit und des Gestaltungsfreiraumes – die strategische Führung soll auf der politischen Ebene gestärkt und die Art und Weise der Leistungserbringung an die Verwaltung delegiert werden.
Projektziele
Der Stadtrat hat für das WoV-Projekt Stadt Wil folgende vier Hauptziele definiert:
Effizienzsteigerung
Mit dem Projekt sollen Parlament, Stadtrat und Verwaltung wieder vermehrt Handlungsspielraum zurückgewinnen, damit bestehende Aufgaben besser erfüllt und allenfalls neue Aufgaben wahrgenommen werden können.
Aufgabenüberprüfung
Innerhalb des WoV-Projektes sollen die heute erbrachten Leistungen kritisch hinterfragt werden. Aus dem resultierenden Aufgabenkatalog muss unter anderem auch die Frage nach der Anzahl Ressorts beantwortet werden können.
Steuerungsinstrumente
Mit dem Projekt sollen wirksame und stufengerechte Steuerungsinstrumente innerhalb der Gemeindeorganisation erarbeitet und eingeführt werden.
Imagegewinn
Das Projekt soll letztlich auch einen Beitrag zur Imagepflege der Stadt leisten. Das bedeutet, dass die Tätigkeiten des Dienstleistungsunternehmens Stadt Wil noch verstärkt auf die Bedürfnisse und Anliegen der Bürger und Kunden ausgerichtet werden.
5. Vorprojekt
Die mit dem Workshop am 2. Oktober 2000 gestartete Vorprojektphase dauert bis Ende Mai/Ende Juni 2001. Der amtierende Stadtrat hat sich für die Einleitung des Reformprojektes noch im Jahr 2000 entschieden, obwohl auf Beginn der neuen Amtsdauer 2001-2004 vier neue Ratsmitglieder in der Exekutive Einsitz nehmen werden. Mit dem gewählten zweistufigen Vorgehen wird dem neu gewählten Stadtrat eine wertvolle Entscheidungsgrundlage für die Definition des Hauptprojektes geliefert, ohne das Hauptprojekt inhaltlich abschliessend zu präjudizieren. Integraler Bestandteil des Vorprojektes sind vier Praxisprojekte, die von Studentengruppen der Universität St. Gallen unter Begleitung eines Assistenten durchgeführt werden.
Praxisprojekte
Die vier Praxisprojekte beinhalten zum einen drei Produktedefinitionen für das Wiler Integrations- und Präventionsprojekt WIPP (bisher: Gassenarbeit), das Alterszentrum Sonnenhof und den Bereich Feuerwehr-Zivilschutz-Quartieramt des Ressorts Öffentliche Sicherheit und zum anderen die Erarbeitung einer WoV-Landkarte für die Stadt Wil.
Drei Produktedefinitionen
Die Definition der Produkte (Leistungen) und Produktegruppen sowie die Festlegung von Leistungs- und Wirkungszielen mit den entsprechenden Indikatoren bilden die wesentlichsten Elemente für die künftige Leistungsvereinbarung.
Mit der Produktedefinition wird das Schwergewicht auf das Ergebnis (Output) gelegt. Entscheidend ist nicht, dass etwas gemacht wird, sondern dass dabei für Dritte eine Leistung erbracht wird. Für jedes Produkt werden deshalb Leistungsindikatoren und –standards definiert. In Leistungsaufträgen wird konkret festgelegt, welche Produkte realisiert werden müssen, welche Standards zu erreichen sind und welche Mittel dafür zur Verfügung stehen. Grosses Gewicht wird dabei auf die Formulierung der Ziele und die Kontrolle über die Einhaltung der Vorgaben gelegt. Das „Wie“ zur Zielerreichung wird dabei weitgehend der operativen Einheit überlassen.
WoV-Landkarte
Das Praxisprojekt WoV-Landkarte beinhaltet die Erarbeitung eines Grundmodells, das die Ziele, Elemente und Instrumente von WoV checklistenartig aufführt. Diese Landkarte wird auf die Verhältnisse von Wil angepasst, wobei anhand von drei Musterbeispielen der Stand von WoV in Wil analysiert und bewertet sowie mögliche Lösungsansätze aufgezeigt werden.
Zeitplan
Der Start der vier Praxisprojekte erfolgte mit der Auftragserteilung und Offertenerstellung am 8. November 2000. Am 21. November 2000 wurden im Rahmen eines Workshops die Leiter und deren Stellvertreter der am Pilotprojekt teilnehmenden Dienststellen über das WoV-Projekt Stadt Wil und im Besonderen über die Praxisprojekte informiert. Die Präsentation der Praxisprojekte ist Mitte Februar 2001 geplant.
In der zweiten Hälfte Februar 2001 ist vorgesehen, dass der Stadtrat vom IDT der Universität St. Gallen über die Resultate aus den Praxisprojekten informiert wird. Zudem soll im Februar 2001 auch die noch zu bildende Reformkonferenz ihre Arbeit aufnehmen. In den Monaten März/April 2001 werden das Hauptprojekt konkretisiert und die Grundlage für die Ausarbeitung der Parlamentsvorlage und die öffentliche Ausschreibung des externen Beratermandates geschaffen. Der Stadtrat hat als Zielvorgabe festgelegt, dass das Parlament noch vor den Schulsommerferien 2001 über den Inhalt des WoV-Hauptprojektes entscheiden und den erforderlichen Kredit bewilligen kann.
Die Übersicht über den Ablauf des Vorprojektes sieht wie folgt aus:
2. Oktober 2000
Start WoV-Projekt Stadt Wil mit Workshop
25. Oktober 2000
Genehmigung Vorgehenskonzept durch Stadtrat und Krediterteilung für Vorprojekt
8. November 2000
Start der vier Praxisprojekte
21. November 2000
Workshop mit den an den Praxisprojekten Teilnehmenden
6. Dezember 2000
Verabschiedung des vorliegenden Berichtes durch Stadtrat
13. Dezember 2000
Information des neu gewählten Stadtrates
15. Dezember 2000
- Information Personal
- Versand des vorliegenden Berichts an Parlament und Medien
Januar 2001
Bildung Reformkonferenz als Teil der Projektorganisation
Mitte Februar 2001
Präsentation Ergebnisse Praxisprojekte im Stadtrat
2. Hälfte Februar 2001
Initialsitzung der Reformkonferenz
März/April 2001
- Definition Hauptprojekt
- Ausarbeitung Parlamentsvorlage
- Ausschreibung externes Beratungsmandat
Mai 2001
Vorberatung durch parlamentarische Kommission
Juni/Juli 2001
- Beratung im Parlament
- Vergabe des Beratungsmandates
6. Hauptprojekt
Projektorganisation
Die Umsetzung des WoV-Projektes verlangt nach Meinung des Stadtrates eine klare und effiziente Organisationsstruktur. Der Stadtrat gedenkt, eine schlanke Projektorganisation unter Einbezug des Parlamentes einzusetzen (vgl. Beilage).
Die definitive Projektorganisation sowie die Aufgaben der verschiedenen Organe müssen im Rahmen des Vorprojektes (Frühjahr 2001) definiert werden.
Da das WoV-Projekt parallel verlaufende Prozesse auf den Stufen Parlament, Stadtrat und Verwaltung beinhaltet und diese sowohl inhaltlich als auch zeitlich aufeinander abgestimmt werden müssen, schlägt der Stadtrat die Einsetzung einer Reformkonferenz mit Vertretenden aus der Legislative und Exekutive vor. Diese hat die Funktion als Bindeglied zwischen Projektleitung und Parlament zu erfüllen.
Projektleitung
Die Projektleitung liegt bei der Exekutive. Sie nimmt die Gesamtleitung des Projektes sowie die operative Führung wahr. Präsident der Projektleitung ist der Stadtpräsident. Er wird durch verwaltungsinterne Personen unterstützt, die für das Projekt zu einem substanziellen Anteil freigestellt werden müssen. Weiter wirkt der externe Berater unterstützend mit.
Reformkonferenz
Die Reformkonferenz besteht aus einem Präsidenten/einer Präsidentin aus der Mitte des Parlamentes, dem Präsidenten der Projektleitung und zwei weiteren Mitgliedern des Stadtrates sowie je einem Mitglied der im Parlament vertretenen Fraktionen. Der Präsident soll auf Vorschlag der Fraktionen durch das Parlamentsbüro für eine Amtsdauer gewählt werden. Damit kann die Kontinuität gewährleistet werden.
Fachgruppen
Die Projektleitung soll nach Bedarf Fachgruppen einsetzen und diesen konkrete Aufträge erteilen können. In den Fachgruppen werden strukturelle Fragen bearbeitet, beispielsweise in den Bereichen Recht, Personal, Controlling, Informatik etc.
Teilprojekte
Die Projektleitung kann zur Bearbeitung von speziellen Teilprojekten, die zwar nicht primär Bestandteil des WoV-Projektes sind, aber aus Effizienzgründen und zur Nutzung von Synergien im Zusammenhang mit dem WoV-Projekt bearbeitet werden, Arbeitsgruppen einsetzen.
Als Beispiele dafür sind zu nennen: Wahlmodus Stadtpräsident und Schulratspräsident; Anzahl Ressorts; Finanzkompetenzen von Parlament und Stadtrat; Revision Dienst- und Besoldungsordnung; Revision Geschäftsreglemente; Revision Gemeindeordnung usw.
Kritiker-Board
Für eine kritische Beurteilung der laufenden Projektarbeit soll eine Kritiker-Board eingesetzt werden, die aus interessierten, kompetenten und kritischen Personen besteht.
Projektsekretariat
Für das Projektsekretariat muss verwaltungsintern die notwendige Stellenkapazität zur Verfügung gestellt werden.
Projektstart
Das Vorgehenskonzept des Stadtrates sieht vor, dass das Hauptprojekt möglichst bald, spätestens jedoch am 1. Juli 2001 gestartet wird. Vorgesehen ist, dass die in die Praxisprojekte integrierten Dienststellen die Pilotämter im WoV-Hauptprojekt sind. Deshalb macht es sowohl inhaltlich als auch aus zeitlichen Gründen Sinn, wenn die Projektarbeit für diese Dienststellen auf der Basis der Ergebnisse der Praxisprojekte ohne Unterbruch weitergeführt werden kann. Bedingung dafür jedoch ist, dass die Reformkonferenz im Frühjahr dem WoV-Projekt in ihrer grundsätzlichen Stossrichtung zustimmt. Nur so kann gewährleistet werden, dass das Parlament anlässlich der Budgetberatung im Dezember 2001 die Leistungsaufträge mit Globalkrediten im Sinne eines Schattenbudgets für die Pilotdienststellen beraten kann.
7. Schlussbemerkungen
Das Projekt WoV Stadt Wil stellt für Parlament, Stadtrat und Verwaltung eine grosse Herausforderung dar, die mit vielen Unbekannten behaftet ist. Die Einführung von WoV verlangt von allen Beteiligten Flexibilität und die Bereitschaft, bestehende Strukturen und Gewohnheiten zu überdenken und sich gegenüber Neuerungen nicht zu verschliessen.
Der Stadtrat ist der Meinung, dass die Umsetzung des Projektes schrittweise erfolgen soll, um so die Erfahrungen aus den bereits laufenden Projekten für die später ins Projekt steigenden Dienststellen effizient zu nutzen.
Letztlich hängt der Erfolg des Reformprojektes WoV Stadt Wil davon ab, ob es gelingt, bei den Beteiligten eine eigentliche Bewusstseinsveränderung zu bewirken und damit in Parlament, Stadtrat und Verwaltung einen Kulturwandel zu vollziehen.
Stadt Wil
Josef Hartmann, Stadtammann
Armin Blöchlinger, Stadtschreiber