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IT-Beschaffungen der Stadt Wil: Bericht mit Abklärungen aufgrund einer parlamentarischen Erklärung
4. November 2015
Der Stadtrat hat einen Bericht betreffend IT-Beschaffungen erstellen lassen. Damit wurde die entsprechende Forderung aus einer parlamentarischen Erklärung erfüllt, welche an der vergangenen Juli-Parlamentssitzung eingereicht worden war.
An seiner Sitzung vom 2. Juli 2015 behandelte das Stadtparlament Wil unter anderem eine dringlich erklärte Interpellation von Guido Wick (GRÜNE prowil) betreffend der Vergabe von Aufträgen an die VRSG. Von der Fraktion GRÜNE prowil wurde dabei eine parlamentarische Erklärung eingereicht, die vom Parlament mit 17 Ja- zu 14 Nein-Stimmen bei 5 Enthaltungen gutgeheissen wurde: «Vergabe von IT-Leistungen. Die Stadt Wil bezieht seit Jahrzehnten in erheblichem Umfang IT-Leistungen bei der VRSG. Preisvergleiche mit Produkten und Services anderer führender IT-Dienstleistern wurden bei den IT-Beschaffungen mehrheitlich nicht gemacht. Um sicher zu gehen, dass die Stadt Wil die jeweiligen IT-Leistungen wirtschaftlich und zu marktgerechten Preisen einkauft, sind Preis-/Leistungsvergleiche unter den führenden Anbietern von IT-Leistungen unabdingbar. Das Parlament empfiehlt dem Stadtrat: Die IT-Leistungen, welche zurzeit bei der VRSG eingekauft werden, sind mittels Richtofferten von anderen IT-Dienstleistungsanbietern zu überprüfen und die GPK über die Ergebnisse zu informieren. Falls die Richtpreise die Preise der VRSG-Leistungen um durchschnittlich mehr als 15 Prozent unterschreiten, sind alle IT-Leistungen auszuschreiben. Neubeschaffungen von IT-Leistungen sind auszuschreiben.»
Bericht in Auftrag gegeben
In Nachachtung dieser parlamentarischen Erklärung hat der Stadtrat einen entsprechenden Bericht zu dieser Thematik in Auftrag gegeben. Dieser Bericht wurde in Zusammenarbeit mit der BSG Unternehmensberatung AG erstellt, welche auch bei der Erarbeitung der Informatik-Strategie der Stadt Wil federführend gewesen war und daher die Rahmenbedingungen und Zusammenhänge betreffend der städtischen IT kennt. Der Stadtrat hat den Bericht, der sich exemplarisch auf die Beschaffung einer neuen Finanzsoftware bezieht, zur Kenntnis genommen und ihn mit der Geschäftsprüfungskommission GPK des Parlaments vorbesprochen. Zudem wurde der Bericht den Parlamentsfraktionen zugestellt.
Aufwand und Kosten für ein Submissionsverfahren
Bezüglich der Vergabe für IT-Produkte hält der Bericht fest, dass die Vergabestelle – hier also der Stadtrat – vor der Einleitung eines Submissionsverfahrens Richtofferten einholen könne, ohne dass eine unmittelbare Absicht vorliegt, eine Beschaffung vorzunehmen. Das Gemeinwesen könne sich beispielsweise im Hinblick auf die Budget- und Kreditbewilligung Informationen über vorhandene Produkte und/oder Preise im Markt beschaffen. «Ein solches Vorgehen ist submissionsrechtlich dann problematisch, wenn im Hinblick auf eine bevorstehende Beschaffung im Zusammenhang mit der Ausarbeitung von Elementen der Submissionsunterlagen wie Pflichtenheft oder technische Anforderungen usw. entsprechende Informationen bei möglichen Anbieterfirmen eingeholt werden. Diese Firmen, die sich im Rahmen der Vorbereitung einer Submission mit dem Beschaffungsgegenstand beschäftigen, indem sie zur Abgabe einer Richtofferte oder zur Stellungnahme zu technischen Kriterien eingeladen werden, dürfen aufgrund einer möglichen und wahrscheinlichen Vorbefassung am Submissionsverfahren nicht teilnehmen. Daher werden in der Praxis mögliche Anbieterfirmen auf die Erstellung einer Richtofferte verzichten, um ihre rechtlichen Möglichkeiten in künftigen Submissionsverfahren nicht von Vornherein zu schmälern (Art. 5bis VöB SG)», hält der Bericht fest. Zudem sei bei der Erstellung der notwendigen Unterlagen für eine Richtofferte auch der finanzielle Aspekt zu beachten: Für die Erstellung von Submissionsunterlagen respektive für die Durchführung eines Submissionsverfahrens sei bei einem komplexen System mit Kosten zwischen 50‘000 und 70‘000 Franken zu rechnen. Allein für die Anforderungserhebung, die notwendig ist, wenn eine Richtofferte aussagekräftig sein soll, würden die Kosten zwischen 20‘000 und 30‘000 Franken betragen, so der Bericht. Noch nicht eingerechnet sind interne Aufwendungen, welche nach einer Schätzung zwischen 20 und 30 Tagen liegen können. Ebenfalls, so der Bericht weiter, seien Fragen betreffend Schnittstellen zu bereits eingesetzten Programmen sowie zur städtischen Gesamt-IT-Architektur zu klären.
Vorerst kein Beschaffungsentscheid
Bezüglich der Beschaffung einer neuen Finanzsoftware teilt der Stadtrat mit, dass seitens der Stadt Wil derzeit keinen Beschaffungsentscheid gefällt wird, sondern zuerst das Ergebnis des Rechtsstreits anderer St.Galler Gemeinden mit der Firma Abacus abgewartet werde. Sollte sich herausstellen, dass eine freihändige Vergabe für diese IT-Beschaffung zulässig ist, wie es ebenfalls im Bericht zum Ausdruck kommt, so sei ein solches Vorgehen für die Stadt Wil eine ernsthafte Option. Sollte sich herausstellen, dass eine freihändige Vergabe nicht möglich ist, dann werden die St.Galler Gemeinden wohl gemeinsam eine Ausschreibung vornehmen, wobei eine Gemeinde respektive die Vereinigung der St.Galler Gemeindepräsidenten VSGP federführend sein wird. Zudem wird die Stadt Wil mit anderen Städten die VRSG sensibilisieren, ihre Preispolitik zu überdenken. In diesem Sinne wurde der Geschäftsführer der VRSG, Peter Baumberger, zum Städtetreffen vom 9. November 2015 eingeladen. In der Aufgaben- und Leistungsüberprüfung, die derzeit in der Verwaltung der Stadt Wil durchgeführt wird, ist zudem die Neuverhandlung grosser IT-Verträge als eine von vielen Massnahmen vorgesehen. (sk.)
Bericht in Auftrag gegeben
In Nachachtung dieser parlamentarischen Erklärung hat der Stadtrat einen entsprechenden Bericht zu dieser Thematik in Auftrag gegeben. Dieser Bericht wurde in Zusammenarbeit mit der BSG Unternehmensberatung AG erstellt, welche auch bei der Erarbeitung der Informatik-Strategie der Stadt Wil federführend gewesen war und daher die Rahmenbedingungen und Zusammenhänge betreffend der städtischen IT kennt. Der Stadtrat hat den Bericht, der sich exemplarisch auf die Beschaffung einer neuen Finanzsoftware bezieht, zur Kenntnis genommen und ihn mit der Geschäftsprüfungskommission GPK des Parlaments vorbesprochen. Zudem wurde der Bericht den Parlamentsfraktionen zugestellt.
Aufwand und Kosten für ein Submissionsverfahren
Bezüglich der Vergabe für IT-Produkte hält der Bericht fest, dass die Vergabestelle – hier also der Stadtrat – vor der Einleitung eines Submissionsverfahrens Richtofferten einholen könne, ohne dass eine unmittelbare Absicht vorliegt, eine Beschaffung vorzunehmen. Das Gemeinwesen könne sich beispielsweise im Hinblick auf die Budget- und Kreditbewilligung Informationen über vorhandene Produkte und/oder Preise im Markt beschaffen. «Ein solches Vorgehen ist submissionsrechtlich dann problematisch, wenn im Hinblick auf eine bevorstehende Beschaffung im Zusammenhang mit der Ausarbeitung von Elementen der Submissionsunterlagen wie Pflichtenheft oder technische Anforderungen usw. entsprechende Informationen bei möglichen Anbieterfirmen eingeholt werden. Diese Firmen, die sich im Rahmen der Vorbereitung einer Submission mit dem Beschaffungsgegenstand beschäftigen, indem sie zur Abgabe einer Richtofferte oder zur Stellungnahme zu technischen Kriterien eingeladen werden, dürfen aufgrund einer möglichen und wahrscheinlichen Vorbefassung am Submissionsverfahren nicht teilnehmen. Daher werden in der Praxis mögliche Anbieterfirmen auf die Erstellung einer Richtofferte verzichten, um ihre rechtlichen Möglichkeiten in künftigen Submissionsverfahren nicht von Vornherein zu schmälern (Art. 5bis VöB SG)», hält der Bericht fest. Zudem sei bei der Erstellung der notwendigen Unterlagen für eine Richtofferte auch der finanzielle Aspekt zu beachten: Für die Erstellung von Submissionsunterlagen respektive für die Durchführung eines Submissionsverfahrens sei bei einem komplexen System mit Kosten zwischen 50‘000 und 70‘000 Franken zu rechnen. Allein für die Anforderungserhebung, die notwendig ist, wenn eine Richtofferte aussagekräftig sein soll, würden die Kosten zwischen 20‘000 und 30‘000 Franken betragen, so der Bericht. Noch nicht eingerechnet sind interne Aufwendungen, welche nach einer Schätzung zwischen 20 und 30 Tagen liegen können. Ebenfalls, so der Bericht weiter, seien Fragen betreffend Schnittstellen zu bereits eingesetzten Programmen sowie zur städtischen Gesamt-IT-Architektur zu klären.
Vorerst kein Beschaffungsentscheid
Bezüglich der Beschaffung einer neuen Finanzsoftware teilt der Stadtrat mit, dass seitens der Stadt Wil derzeit keinen Beschaffungsentscheid gefällt wird, sondern zuerst das Ergebnis des Rechtsstreits anderer St.Galler Gemeinden mit der Firma Abacus abgewartet werde. Sollte sich herausstellen, dass eine freihändige Vergabe für diese IT-Beschaffung zulässig ist, wie es ebenfalls im Bericht zum Ausdruck kommt, so sei ein solches Vorgehen für die Stadt Wil eine ernsthafte Option. Sollte sich herausstellen, dass eine freihändige Vergabe nicht möglich ist, dann werden die St.Galler Gemeinden wohl gemeinsam eine Ausschreibung vornehmen, wobei eine Gemeinde respektive die Vereinigung der St.Galler Gemeindepräsidenten VSGP federführend sein wird. Zudem wird die Stadt Wil mit anderen Städten die VRSG sensibilisieren, ihre Preispolitik zu überdenken. In diesem Sinne wurde der Geschäftsführer der VRSG, Peter Baumberger, zum Städtetreffen vom 9. November 2015 eingeladen. In der Aufgaben- und Leistungsüberprüfung, die derzeit in der Verwaltung der Stadt Wil durchgeführt wird, ist zudem die Neuverhandlung grosser IT-Verträge als eine von vielen Massnahmen vorgesehen. (sk.)