Aktenführung und Archivierung dienen der Rechtssicherheit, der Nachvollziehbarkeit des städtischen Handelns, der kontinuierlichen und wirksamen Verwaltungsführung, der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen und nicht zuletzt der (historischen) Forschung. Den rechtlichen Rahmen hierfür setzen das Gesetz und die Verordnung über Aktenführung und Archivierung sowie die Benützungsordnung für das Stadtarchiv.
Das Archiv der politischen Gemeinde übernimmt auch Unterlagen von privaten Institutionen, Organisationen, Familien und Einzelpersonen, sofern diese Unterlagen für die Geschichte der Stadt und ihre Bevölkerung Bedeutung haben.
Das Archiv der politischen Gemeinde stellt die städtische Überlieferung sicher, indem es alle politisch, rechtlich, administrativ und historisch wertvollen Unterlagen, die städtisches Handeln widerspiegeln, auf ihre Archivwürdigkeit hin bewertet und sichert.
Die übernommenen Unterlagen werden nach international gültigen Standards geordnet und verzeichnet. Dadurch werden die erschlossenen Unterlagen für die Öffentlichkeit zugänglich.
Zur Archivierung gehört auch die Bestandserhaltung. Diese stellt sicher, dass die übernommenen analogen und digitalen Unterlagen dauerhaft erhalten und nutzbar bleiben.